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2007/01/14

メールと電話

短納期の仕事をしていると,どうやって必要な情報を短時間で得るかがキーポイントになってきます.最近は, 電子メールが主になっていますが,それだけ使っていると逆に時間がかかってしまいます.特に, 説明の難しい内容になると電話の方がはるかに早いです.電子メール書くのに10分かけるより,電話3分で解決した方が, 自分も相手も時間と労力の節約ができます.

自分スタイルをまとめると,下記のようになります.

  • 基本的に電子メールを使う.
  • 内容(質問や提案など)は箇条書きにする.このとき,最大でも2行以内にまとめる.
  • 捕捉説明が必要な場合はメールに書かない.電子メールを送ってから電話する.
  • 題名(サブジェクト)だけで,内容がわかるようにする.
  • 慣れた相手の場合や返信では挨拶を省く.

これだけで,大幅に効率が上がります.頭の消耗もかなり抑えられます.前の会社では,多様していましたが,久々に使ってみたら, かなり余裕が出てきました.そういう意味では,前の会社で常時複数のデスマ案件を処理していたのが,良かったのかもしれません (体には非常に悪いですけど).

このやり方は,自分のバイブルとなっている「理科系の作文技術」(木下是雄著,中公新書)を参考にしています. 学生時代にこの本を読んで以来,レポートやテストでABCD評定のAより下を取った事がありません.木下先生には,心から感謝しています.

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