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2006/06/20

社内の情報共有ツール2

先にも検討しましたが,前の会社の経験を踏まえて再考してみたいと思います.

まず,電子メールは別として,会社の技術的財産を蓄積するに足るツールを何にするかが問題です.以前,Wikiを使った時,Wikiのコマンドを覚えてもらえず,自分以外の更新のない状況で頓挫しました.プログラミングの好きな人を別として,ドキュメントを作るのにコマンドは覚えてもらえないです.大学時代,LaTeXを使っていましたが,積極的に使っていたのは一部の数式マニアか教授からの強制でした.このような状況を考えると,WikiやXOOPSなどCMSは一般の人に受け入れてもらえないと考えます.構造を考えながらコマンドを使って文章を書くのが好きなんて,確かに,一般的ではありません.コマンドを覚える時間があったらワープロソフトで文章を書くという本来の目的を実行した方が効率良いに決まっています.

では,一般に受け入れてもらえる条件を考えると

  • コマンドを覚えなくても良い
  • マニュアルを見たり,人から教えてもらわなくても作業できる
  • 閲覧者からコメントを付与できる
  • リンクを簡単に貼れる

といったところでしょうか.この要件を満たすのは,WEBの趨勢の示すとおり,ブログになります.

そこで,10人程度の会社の社内で使用できるブログツールを探してみます.検索条件は,

  • フリー:高機能にするのは,十分にその実用性が認知されてから
  • バックアップが簡単:DBを使うと,環境の移動が大変
  • PHPやPerlなど通常のCGIとして動作する
  • 複数ユーザ
  • 管理者設定:個々人に面倒な設定をお願いするのはかなり難しい

です.

ここではWebFrogが良いかと感じました.PHPで軽快に動作し,バックアップも簡単です.実際は使ってみると,必要十分でした.ブログとして最低現の機能はありますし,操作が単純明快です.TypePadなど商用に比べるべくもありませんが,このシンプルさには好感が持てます.

定着するかが最大の問題ですが,やってみようと思います.ノートや書類だと,そのときだけの技術資料になってしまう事を強調すれば分かってもらえると信じて.

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コメント

ノーツはいまだによくわからず苦労してます(T_T)

ところで実家に戻るの?
たけおくんからメール来たけど。。。

投稿: ud | 2006/06/20 19:58

ノーツですか.グループウェアって,使い始めて慣れるまで時間がかかるんですよね.それに,「管理されている」事が強調されるので,合わない人がでてきますし.

当座,秋田へ戻ります.必要になったら東京に事務所でも開きますよ.

投稿: A.Saitou | 2006/06/20 21:55

おぢさま方には、Wikiやblogは敷居高いですよ。(笑)

取り敢えず、使い慣れたWordやExcelで資料を電子化する習慣を
つけてもらって、その資料を共有ファイルサーバに
アップロードする事を覚えてもらいましょう。

取り敢えず、ファイルサーバに置いてもらえるようになれば、
全文検索も可能になるので、それだけでも
かなり強力なナレッジデータベースになりますですよ。

最初は、難しい事はせずに
Apache+Namazu+Samba
で十分ではないかと。

あと、フリーのblogシステムですが、稼動実績等から、
tDiary( http://www.tdiary.org/ )もオススメ。

投稿: PSV | 2006/06/22 17:06

おじさまと言っても,普通にHTMLでホームページ作れる方々なので,一般の会社よりかなりスキルが高いです.DOSの頃からバッチファイル作ったり,自分で計算ソフト製作やってますから,IT系の流行を入れても問題ないです.(さすがオタク集団w)

Wikiは自分専用かつ社内連絡にしてます(笑).PukiWikiだとRSS対応なので一々更新をメールしなくてもよいです.重宝しています.

WebFrogは実際使ってみると,掲示板ライクなブログになっています.環境構築さえしてしまえば,掲示板に書き込む程度スキルがあれば問題なさそうです.ちなみに,自宅サーバに構築するときは5分で終わりました.業務日誌の代わりにできれば,目的は達成されるのですが,やってみなければわかりませんね.

資料の電子化は古くからやってますので,この辺りは心配してません.前の会社の時,これら電子ファイル(PDF, Word, Excel, PowerPoint)をnamazuで検索するサイト作っていました.1年ほど経過すると,インデックス更新に1日以上使うようになってしまい,サービスを停止・断念しました.電子ファイルの場合は,オーソドックスにフォルダ名とファイル名,必要な場合は管理番号をつけて管理するのがベターかなと考えています.検索サイトを維持する労力も中々のものでしたので.

tDairyは,相当古い頃のバージョンを,前の会社の部課長以上の連絡用に使っていました.シンプルで使い易いですよね♪

投稿: A.Saitou | 2006/06/22 21:47

スキル高いおぢさま方の会社で羨ましい。

世の多くのおぢさま方は、ワードの使い方も
ぁゃιぃというのに・・・。
(先日も、頭の血管切れそうになりながら、
ワードからPDFへの変換の仕方を教えたり
してましたよ。(^^;>私)

それくらいスキルの高い方々なら、CVSやSubversionでのバージョン管理とかも
出来ちゃいそうですねぇ~。

それから、大量のドキュメントの検索ですが、
インデックス作成は別マシンでゴリゴリ回し続けて、
出来上がったインデックスを検索用マシンへrsyncとかで転送するという手もあるんですけどね。>Namazu

管理が面倒なら、Windowsマシンにデータを溜め込んで、
Googleデスクトップを使って検索するようにしても良いかもしれないですね。

で、複数のコンピュータ上のデータ検索(http://desktop.google.com/ja/features.html#searchremote )を
使うなり、VNCを使うなり、ごにょごにょして
直接Googleデスクトップにアクセス出来るようにするなりして、皆が検索
出来るようにしておけば、少し幸せになれそうですよ。

Googleデスクトップのインデックス作成は、
かなり早くて、どういうカラクリになってるですかっ!?という感じで、
微妙に気持ち悪い感があったりしますが・・・。(^^;

知識の蓄積&整理は、技術系の会社の生命線なので、
ナレッジシステムの構築頑張って下さい。

この手のナレッジシステムのパッケージ製品としては、

サイボウズ デヂエ
http://d.cybozu.co.jp/product/

とかありますね。
予算に余裕があれば、こういうのを使っちゃうと、
工数削減にはなりそうです。

私の前に勤めてた会社でもナレッジシステムを
開発してましたが、アレはどうなったんだろう・・・とか思ったり・・・。(^^;

投稿: PSV | 2006/06/28 14:49

Namazuで検索サイトを作っていた当時のマシンは P2-266/MEM16MB/FreeBSD でした.インデックス作るにはメモリ少なすぎますね.インデックスを作り出すと,盛大に HDD へスワップしてました.なお,今でもファイルサーバとして動いています.(いつ更新する気だろう,あのジャンクマシン・・・.)

Win動くマシンをサーバにする余裕がないので,
Google Desktop はあきらめています.お金はありませんが,時間はありますので,知恵と勇気で工夫してみます.学生のノリですね.

会社で作るナレッジシステムでうまくいっているのを知らないのですが,ご存知ですか?新しく構築しても数年で陳腐化してしまって,結局,綿密に書き込まれたノートやメモの方が役立ったりしている現場を多数みてまして・・・.

投稿: A.Saitou | 2006/07/01 20:40

>会社で作るナレッジシステムでうまくいっているのを知らないのですが,ご存知ですか?

ネットワーク屋やってた時は、
こんな感じ↓の作業メモを残すように指示されて、
http://homepage2.nifty.com/p-s-v/ps2/ps2_memo1.html
皆さんやってましたが、これは役に立ってましたね。

あと、お約束の社内MLの過去ログは、重宝しました。

オープンソースのソフトウェア開発が、ML中心に
進められてる事を考えると、MLの過去ログ管理さえ
しっかりしておけば、十分なのかもしれないと
思ったり。>ナレッジシステム

私もどちらかと言うと、ノート派の人なので、
作業中のメモは、紙媒体のノートに書き込んで、
後で、必要な部分だけ電子化するという感じになってしまってます。

Webやイントラネットの情報もプリンターで印刷しまくって、
紙媒体で読んだりしてましたので、全然ペーパーレスじゃないです。(^^;>私

現時点では、まだコンピュータの利便性は紙媒体を超えてませんからねぇ~。
本物のダイナブック時代が来ないと、紙媒体優位の状況は、
まだまだ続くでしょうねぇ~。

電子媒体と紙媒体の良い所を上手く組み合わせた
折衷案的な方向性になるでしょうね。>現時点でのナレッジシステムの開発

あまり未来を先取りし過ぎたシステムは、使って貰えませんから・・・。(^^;

投稿: PSV | 2006/07/03 22:56

貴重な情報ありがとうございます.

やはり,ベタにHTMLですか.前の会社で新入社員の頃,社内に自分でwebサーバ立てて,作業記録をHTMLで記録して,上司に報告あげてました.メールで「このURL見てね♪」で連絡終わり.振り返ると,情報の集約,内容のまとまり,検索の容易さでは一番よかったです.その後,HTMLで作る時間がなくなってしまって,紙メモだけになっていきましたけど・・・.

問題は,内緒webサーバ上に記録を残していたので,数年するとURLを変えざる終えなくなったことです.URLが変ると,過去にメールしたURLのリンクが大量に切れてしまい,えらい目にあいました.

余談ですが,ブログのパーマリンクは,URLが変らないので良いですね.みんな同じ悩みを抱えていたのかも.

MLを仕事で使った事がないので,今度,試してみます.掲示板に書くより,メールする方が簡単ですから,確かに便利そうです.Majordomo or ezmlm or fml + HTML化 + Namazu あたりでしょうか.HTML化に何を選ぶか悩ましいです.

投稿: A.Saitou | 2006/07/04 04:09

昨年末、私が参戦した某デスマプロジェクトですが、
私が入った時には、MLすら使ってなかったので、
社内のネットワーク管理者にプロジェクト用のMLを作ってもらって、
そこに無理やり関係者&上司&社長を登録してもらいました。

で、そのMLシステムは、過去ログ管理をしてなかったので、
ログ管理用のGmailアカウントを作って、
そのメールアドレスもMLに登録してもらって、
ログ保存&検索が出来るようにしてました。
(プロジェクト用のGmailアカウントのパスワードは、
関係者全員に教えてました。(;´∀`))

小さなプロジェクトなら、これで十分ですよ。
Googleに依存するのが微妙に気持ち悪いですが、
管理工数考えたら、これが一番楽。(笑)

投稿: PSV | 2006/07/04 16:17

なるほど,Gmailですか.普通のレンタル鯖などでメールを蓄積していると,1年もすると容量使い切りますから,Gmailほどの容量があると無理なく実現できますね.

自社で借りているレンタルサーバでやっているのは,メール配信機能つきの掲示板です.掲示板からの書込みがメンバー全員にメールされる仕組みでMLリストもどきを実現しています.

利点としては,
・添付ファイルをメール送信しないようにしているので,送信するメールサイズを小さくできます.添付ファイルを見るときは,メール内に書き込まれているリンクを参照すればOKです.
・バックアップは,ftp丸ごとgetすればよいだけです.環境の移動も難しくありません.
といったところです.

C-BOARD
http://www.skullysoft.com/

掲示板方式は,だいぶ普及してきました.実際のところ,このぐらいの情報共有で十分なのかもしれませんね.

投稿: A.Saitou | 2006/07/05 08:59

>掲示板からの書込みがメンバー全員にメールされる仕組み

「C++の設計と進化」( http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4797328541/psvsmataridia-22 )の翻訳チームが、同じような事をしてたみたいですね。
「C++の設計と進化」の翻訳チームは、掲示板ではなく、blogのコメント機能を使ってメールを
飛ばしてたみたいですけど。

読める機会があったら、C MAGAZINE 2005年3月号のεπιστημηさんの記事を
見てみると面白いかもしれません。

http://www.cmagazine.jp/contents/200503.html

投稿: PSV | 2006/07/09 01:39

blogのコメント機能ですか.これもアイデアですね.C MAGAZINE 2005年3月号は購入していなかったので,ダウンロード版PDFが出たら読んでみます.

投稿: A.Saitou | 2006/07/14 22:27

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